Czym są kasy fiskalne online? Jest to stosunkowo nowy rodzaj urządzenia fiskalnego, który połączony jest z Centralnym Rejestrem Kas (tak zwane Repozytorium) prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Repozytorium ma za zadanie zbierania takich danych jak raporty dobowe, paragony i dokumenty niefiskalne. Jak sama nazwa wskazuje, do połączenia kasy z rejestrem wymagane jest połączenie internetowe. Wprowadzenie tego typu urządzeń ma zapewnić sprawniejsze przekazywanie danych – rejestracja co określony czas (najczęściej 2 godziny). W przypadku tradycyjnych kas fiskalnych dostępne były jedynie raporty dzienne oraz miesięczne. Dodatkowo przeprowadzenie tego procesu zdalnie, bez ingerencji pracowników pozwala na zmniejszenie liczby nadużyć czy przestępstw podatkowych oraz uszczelnienie tak zwanej „luki VAT”. Zmiany te mają również usprawnić analizę danych i kontrolę ewidencji sprzedaży. Dane te jednak mają być anonimowe, dzięki czemu klienci nie muszą się martwić o wyciek ich numerów konta. Rejestrowana będzie forma płatności, natomiast na paragonie będzie widniał numer NIP. Stałe połączenie z Centralnym Rejestrem Kas jest jedyną różnicą w porównaniu do tradycyjnych kas fiskalnych.
Od początku ubiegłego roku, zgodnie z ustawą podpisaną przez prezydenta, określone przedsiębiorstwa mają obowiązek korzystania z kas fiskalnych online. Wprowadzenie zmian miało rozpocząć się już w 2018 roku, jednak ostatecznie wydłużono okres przejściowy. Dodatkowo wybuch pandemii związanej z COVID-19 poskutkował przełożeniem terminów. Jako pierwsze zmiany będą musiały zostać podjęte w warsztatach samochodowych. Z początkiem 2021 roku obowiązek ten dotyczy również hoteli, pensjonatów oraz punktów gastronomicznych. Kolejnym krokiem są firmy prowadzące usługi fryzjerskie, związane z kosmetyką i kosmetologią, budowlane, prawnicze, medyczne (lekarze i dentyści) oraz kluby fitness i siłownie. Choć pierwotnie ustawa miała obowiązywać wszystkich dziedzin gospodarki, to ostatecznie grupy zawodowe, które nie zostały wymienione powyżej wciąż będą mogły korzystać tradycyjnych kas. Przewiduje się jednak, że zmiany te będą wprowadzane z czasem i w ciągu następnych lat liczba grup zawodowych może się zwiększać. Warto wiedzieć, że w przypadku, gdy cena urządzenia nie przekracza 700 zł, przedsiębiorcy mogą liczyć na 90% ulgi (odliczone z wartości netto).
Nowe urządzenia, podobnie jak stare wciąż będą drukować papierowe paragony jako dowód zakupu. Zmianą jest jednak możliwość uzyskania paragonu elektronicznego, choć zgodnie z obecnym prawem, nie ma obowiązku wysłania tego typu paragonu klientowi. Jednak przy stopniowym wprowadzaniu kas fiskalnych online, e-paragony będą coraz bardziej powszechne. Ich zaletą jest przede wszystkim brak możliwości zgubienia, wyblaknięcia czy zniszczenia dowodu zakupu, w przeciwieństwie do aktualnych, papierowych paragonów. Odbije się to przede wszystkim na uproszczeniu reklamacji i zwrotów, które wymagają posiadania takowego dowodu.
Co jednak, gdy przedsiębiorca nie zapewni połączenia internetowego dla działania kasy online? Jeśli jest to sytuacja chwilowa, obowiązkiem podatnika jest prowadzenie ewidencji sprzedaży w innej formie i przywrócenie połączenia po ustaniu przyczyny przerwania go. W przypadku stałego braku dostępu do Internetu istnieje możliwość złożenia odpowiedniego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o prowadzenie ewidencji w starej formie, jednak to rozwiązanie wiąże się z zapewnieniem dostępu do Internetu w określonym terminie. Ostatecznie zatem dane i tak trafią do Repozytorium w formie zdalnej.